Coronavirus: guida allo smart working dall’esperienza di Presago

Il contesto dell’emergenza da coronavirus ha portato le aziende a interrogarsi sulle contromisure da adottare. Si è così diffusa sempre di più la necessità e la consapevolezza di adottare una via alternativa, quella del cosiddetto smart working.

Con questo articolo, noi di Presago vogliamo condividere la nostra esperienza diretta di realtà “smart” nativa. Nei prossimi paragrafi, troverete una guida al management in smart working e alle risorse tecniche disponibili per adottare questa virtuosa pratica lavorativa.

Se sei un dipendente e vuoi avere un corretto approccio personale allo smart working, puoi fare riferimento alla nostra guida dedicata.

Lavorare da remoto

Il concetto di lavoro da remoto, o telelavoro, esisteva già negli anni ’70 per tutte quelle mansioni che non richiedevano la presenza fisica del dipendente. Grazie alla capillare diffusione delle tecnologie digitali e di nuove metodologie di organizzazione lavoro (ad esempio Agile), il remote working si è evoluto nel moderno smart working.

Lavorare da remoto porta indubbi vantaggi, che vanno ricercati in tre ambiti principali:

  • Contenimento dei costi;
  • Ampliamento del bacino di potenziali dipendenti;
  • Benessere del personale.

Il primo aspetto è facilmente intuibile: meno dipendenti in ufficio significa meno postazioni di lavoro, meno servizi da erogare, locali più piccoli da mantenere. Tra affitti, attrezzature, consumi energetici e spese generali, i risparmi possono essere enormi.

In secondo luogo, aprire le porte al lavoro a distanza consente all’azienda di assumere a prescindere dalla collocazione geografica dei candidati e di intercettare più facilmente talenti e competenze spesso difficili da raggiungere.
Presago è un esempio di realtà che si basa sulla collaborazione continua tra persone geograficamente distribuite in Italia.

Benessere del personale e produttività

Lasciare liberi i dipendenti di scegliere il luogo di lavoro ha un importante risvolto anche dal punto di vista del benessere personale:

  • Viene meno la routine quotidiana degli spostamenti. Ciò significa avere più tempo libero da dedicare ad attività fisiche, alla sfera sociale, all’organizzazione di impegni familiari e personali. Inoltre, si riduce automaticamente il livello di stress dovuto alle ore trascorse nel traffico o all’interno dei mezzi pubblici, con l’ulteriore effetto di ridurre l’impatto ambientale dell’azienda;
  • I dipendenti sono più concentrati e riposati. L’ufficio non è sempre il luogo di lavoro ideale: spesso è affollato e pieno di distrazioni. Per alcuni potrebbe essere addirittura psicologicamente pressante, o poco stimolante;
  • A parità di stipendio i collaboratori si ritrovano un potere d’acquisto superiore grazie alla possibilità di vivere in luoghi con costi della vita più favorevoli o semplicemente al risparmio sulle spese quotidiane per recarsi sul luogo di lavoro.

Tutti questi fattori contribuiscono significativamente a ridurre lo stress lavorativo dei dipendenti e ad aumentare il grado di soddisfazione personale. Come dimostrato da recenti studi, un dipendente felice tende ad essere più produttivo e più fedele all’azienda.

Lo smart working prevede che i dipendenti godano di grande autonomia nello svolgimento delle proprie mansioni. Proprio per questo è necessario un cambio di mentalità per poterlo adottare correttamente, basato su fiducia e responsabilità.

Gestione “agile” del lavoro

Ecco qualche consiglio utile per gestire correttamente lo smart working in azienda:

Organizza la forza lavoro in team

Dove possibile struttura il personale in piccoli team. Puoi organizzare i team in base ai progetti, ai reparti o alle specializzazioni.

Ogni team dovrebbe avere un leader che si occupi di coordinare il lavoro del gruppo. Il leader ha anche il compito di convertire le direttive del management in piccoli task, ossia compiti da svolgere, e assegnarli alle persone giuste. Durante la fase di definizione dei task è fondamentale porre al team degli obiettivi realistici. In questo modo si evitano carichi di lavoro non gestibili dal gruppo.

Coinvolgi e responsabilizza i collaboratori

L’assegnazione dei task dovrebbe tener conto, quando possibile, di due fattori cruciali:

  • Inclinazioni e skill individuali, per ottenere risultati qualitativamente alti in tempi ragionevoli;
  • Il parere di chi dovrà materialmente realizzare il lavoro. Molto spesso, infatti, chi si occupa di assegnare i task non è un esperto di dominio e potrebbe non valutare correttamente tempi e risorse necessari per portare a termine un lavoro. Coinvolgere i membri del gruppo in queste decisioni aiuta a responsabilizzare tutti verso gli obiettivi che si intendono raggiungere.

In base alla dimensione dell’azienda, la struttura descritta potrebbe essere costituita anche da un unico team. La dinamica di distribuzione dei task, però, rimane invariata.

Traccia e verifica le attività

Segmentare i task consente una ripartizione flessibile e ottimizzata del lavoro, ma questa buona pratica da sola non basta. Per assicurare il raggiungimento degli obiettivi del team (e intervenire subito in caso di problemi), è necessario introdurre dei metodi di monitoraggio dello stato dei lavori.

Un buon modo per evitare imprevisti e assicurarsi che il lavoro venga svolto nel modo corretto è introdurre delle verifiche periodiche.
Esistono dei framework collaudati che possono aiutare il leader a organizzare il team, i task e le verifiche nel modo ottimale.
In Presago usiamo Scrum, un metodo di lavoro agile ottimizzato per lo sviluppo del software. Il metodo è molto flessibile, per cui può essere adattato con facilità a qualsiasi contesto.

In Scrum il team ha indipendenza gestionale su come portare a termine gli obiettivi concordati con il management, e si confronta periodicamente per misurare lo stato di avanzamento dei task e risolvere eventuali problemi.

Quando e come fare le verifiche?

Come indicazione generale, suggeriamo di effettuare:

  • Una riunione frequente (di solito giornaliera) riservata ai membri del gruppo di lavoro. Durante questo momento ogni partecipante espone i risultati conseguiti dall’ultimo incontro e mette in evidenza eventuali problemi riscontrati. In caso di imprevisti, il team può così intervenire rapidamente per evitare slittamenti sulle consegne. Queste riunioni possono essere svolte in videoconferenza e dovrebbero essere molto brevi (idealmente intorno ai 15 minuti), per evitare di rubare tempo prezioso alla produttività. L’appuntamento giornaliero può essere utile anche per creare la giusta “atmosfera” lavorativa: un momento di convivialità e di condivisione, nonché una preziosa occasione di team building;
  • Una verifica per obiettivi a conclusione di cicli di lavoro più lunghi, all’interno della quale viene coinvolto il management. Scopo di quest’ultima è presentare i risultati ottenuti e pianificare i successivi obiettivi. La riunione è un ottimo momento per confrontarsi con il management e per segnalare problemi o necessità che non possono essere risolti in autonomia.

Grazie a questo sistema di verifiche, si ottengono due vantaggi principali:

  • Tutto il team ha una visione trasparente su task, obiettivi e stato di avanzamento dei lavori, migliorando le performance del gruppo, la comunicazione e l’accuratezza delle pianificazioni;
  • La presenza in ufficio – intesa come forma di “vigilanza” – diventa superflua, poichè il focus si sposta dalla misurazione del tempo trascorso alla scrivania a metriche basate su obiettivi da raggiungere, compiendo pienamente il paradigma dello smart working.

Gli strumenti software per lo smart working

Le metodologie elencate sinora godono del supporto di software ampiamente diffusi e collaudati, progettati appositamente per lavorare in maniera agile. Ecco qualche suggerimento utile, basato sulla nostra esperienza.

Gestione dei task

Per organizzare i task, assegnarli e calendarizzarli, in Presago usiamo Jira, che risponde in modo eccellente alle esigenze dei team di sviluppo software. Jira è disponibile anche in versione gratuita per aziende con pochi dipendenti.
Esistono tuttavia alternative meno tecniche, come Trello o Asana.

Comunicazione

Una comunicazione costante e affidabile è forse l’elemento più importante per lo smart working. Non deve essere invadente (per non interrompere il flusso di lavoro), ma deve permettere ai dipendenti di reperire facilmente avvisi, informazioni e di comunicare tra loro.

A questo scopo in Presago abbiamo scelto Microsoft Teams come hub di messaggistica. Questo software è già ampiamente diffuso negli ambienti produttivi, e propone una versione gratuita con limiti molto generosi.

Su Teams è possibile creare bacheche personalizzate, utilizzare la chat, ricevere avvisi e notifiche, fare videochiamate e condividere file. Inoltre, grazie all’integrazione nativa con Office, è possibile disporre di calendari condivisi o usare gratuitamente le versioni online di Word ed Excel per collaborare in tempo reale con i colleghi.

Un’ottima alternativa è Slack, pioniere della messaggistica aziendale moderna, ma ne esistono tante altre come Workplace di Facebook, o i tool messi a disposizione da Google in GSuite.

Documentazione e training

Formalizzare per iscritto quanto esposto fino ad ora potrebbe sembrare ovvio in realtà di una certa dimensione. Spesso, al contrario, le aziende piccole e medie sottovalutano l’importanza di stilare per iscritto le politiche interne, i protocolli e le istruzioni tecniche.

Per tenere una documentazione ordinata e facilmente consultabile, in Presago utilizzamo Confluence, che possiede delle ottime integrazioni con Jira. Confluence è simile a una Wiki: permette di memorizzare un numero illimitato di pagine e non richiede troppe competenze per essere usato. Anche di questo programma esiste una versione gratuita.

Conclusioni

Data la situazione di emergenza causata dal coronavirus, migliaia di aziende si sono trovate forzate a far lavorare il proprio team da casa. Ci auguriamo che questa guida, basata sulla nostra esperienza reale di team distribuito, possa aiutare le aziende ad essere produttive in questo momento di difficoltà, e a dare degli spunti per adottare lo smart working anche dopo la fine dell’emergenza.

Riportiamo qui, infine, alcune iniziative che abbiamo preso a supporto delle aziende colpite dall’emergenza, annunciate in un precedente articolo.

Da fine marzo abbiamo attivato uno sportello informativo gratuito in cui i nostri consulenti fanno i turni per offrire consulti su soluzioni di smart working di facile implementazione e implementabili in tempi rapidi. Lo sportello resterà attivo per tutta la durata dell’emergenza.

Infine, abbiamo attivato metodi di pagamento agevolati per le aziende che usufruiscono dei voucher nell’ambito del Piano nazionale “Impresa 4.0”. Grazie alla partnership con il Ministero per lo Sviluppo Economico, presso cui siamo accreditati, è possibile ottenere fino a 80.000 euro da investire in servizi Presago.

Il bonus può essere utilizzato per adottare soluzioni di Intelligenza Artificiale, analisi di Big Data e sistemi di automazione per ottimizzare i costi aziendali.
Grazie al decreto Cura Italia del 17 Marzo 2020, si può aderire a questa iniziativa a condizioni agevolate, proprio per far fronte alla crisi.

Contattaci per ulteriori informazioni sullo smart working o per aderire alle iniziative di Presago contro il Covid-19.